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仕事を効率化させるコツとは?業務効率化のアイデア3つ

仕事を効率化させるコツ

仕事ができる人ほど場面に合わせた素早い対応や、周囲との連携を踏まえた段取りなどができていますね。業務効率化ができているかできていないかで成果が大きく変わってくるということです。では、どうしたら仕事を効率化できるのでしょうか?

計画を立てずにただやみくもに仕事をする人は、量をこなした気がして達成感はあるかもしれませんが、実はやらなくていいことまでやっていたり時間をかけ過ぎていたりと、効率が悪いこともあります。

そこで今回は業務効率化のアイデア3つを紹介していきます。

【1】朝は単純作業からスタート!

午前中は、比較的時間を自分でコントロールしやすい時間帯といえます。午後から夕方までは電話はよく鳴るし、来客もあるかもしれません。誰にも邪魔されない時間を使って、眠っていた頭を起こすことから始めてみましょう。
運動をする前に準備体操がとても重要なことと同じで、大きな仕事に取り掛かる前に単純作業を行い、頭の準備体操を行うことが効果的です。

単純作業をしているうちに、頭も気持ちも仕事をする準備が整うので、そこからが本番です。頭を使う業務や、時間がかかりそうな仕事、面倒な仕事に取り掛かりましょう。そうすることでより仕事効率化につながります。

【2】達成したいイメージを具体的に持つ

イメージを具体的に持つ

仕事を効率化させるためには、なぜ業務効率を上げたいか、その具体的なイメージを持つことが効率の向上につながります。

例えば、ただ漠然とテストで良い点を取りたいと思いながら勉強する人と、90点以上取るという明確な目標を持ちながら勉強する人ではモチベーションも違います。何より目標を達成するための勉強方法も変わってきます。

目標なしに「仕事を効率化したい」ではなく、具体的に「○○したい」というゴールを決めてみましょう。「○○の作業にかかる時間を10分短縮する」、「仕事を定時に終わらせて週2回はジムに通う」などゴールを明確にすることで論点が定まり、またやる気も引き出され、結果的に効率化を図ることができます。

【3】一段落したら一休み

一段落したら一休み

仕事の効率を上げるコツとして、適度に休憩を取りながら仕事をすることも挙げられます。休憩後に仕事を再開したときの集中力を保つことにつながるからです。

ダラダラと仕事をし続けることは、残業時間を増やしたり、ミスを誘発したり、周囲にまで迷惑をかけてしまう可能性もありますので非効率そのものです。

昼休み中の昼寝なども午後の作業効率を上げるコツの1つですが、昼休みでなくても仕事が一段落したら一度パソコンから目を離し、外の景色を見たり、立ち上がって背筋や腕を伸ばしてストレッチをしたり、プチ休憩を挟んで頭を切り替えましょう。

また切りのいいタイミングで好みの飲み物を飲んだり、ガムを食べたりすると眠気覚ましにも役立ちます。
ただ長い時間仕事をし続けるのではなく、密度の高い仕事ができるように一休みしながら作業をすることで、効率良く仕事をこなしましょう。

おわりに

仕事を効率化させる3つのアイデアを紹介しました。

普段の仕事の仕方を少し工夫するだけで、朝から効率良く仕事を始められ、疲れが出始める午後の負担も軽くなるもしれません。業務効率を上げるには、毎日どんな小さなことでも良いので、具体的な目標を立てて地道に取り組むことが重要です。

しかし「仕事の効率化」はゴールではありません。何のために業務効率化を求めるのかを考えましょう。業務効率の向上によりあなたが得られるものを具体的に目標として掲げることにより、毎日のモチベーションにもつながります。

今回紹介したアイデアはすぐに始められる簡単なものばかりです。今日から早速、仕事を効率化させるコツを取り入れながら働いてみましょう。