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コストダウンのコツとは?オフィスの経費削減アイデアまとめ

オフィスの経費削減アイデア

総務部や購買担当の方は、日々経費削減を求められていることでしょう。しかし、経費削減といっても、どうしても必要な事務用品などを買わないで済ませるわけにはいきません。業務を滞りなく進めるためにはコピー機も使用するでしょうし、必要な事務用品は発注しなければならないでしょう。

必要な物品を減らすことなく、アイデア次第でどうにかコスト削減することはできないでしょうか。今回は、すぐにでも始められるオフィスの経費削減アイデアとコツをご紹介します。

印刷・コピー代の削減アイデア

印刷・コピー代の削減

すぐに実施できるオフィスのコスト削減アイデアといえば、印刷・コピー代の節約アイデアです。

客先に提出する資料などは綺麗なカラーで印刷すべきですが、社内で使用する連絡文書についてはすべて白黒モードを使用して印刷しましょう。メモや確認程度の印刷・コピーであれば、両面印刷や裏紙に印刷するのも1つの手です。
その他にもリサイクルトナーを使用するなどして、徹底してコピー代を節約しましょう。

また、不要なコピーを減らすために電子データの利用も検討しましょう。
会議の後に、ホワイトボードの出力紙を人数分コピーすることは本当に必要でしょうか?スキャンして電子メールで配信すれば、それだけコピー代が節約できます。
小さな積み重ねかもしれませんが、半年や1年を通じて実施すると大きなコストダウンになるはずです。

消耗品費の削減アイデア

通常は必要に応じて新規購入している事務用品を使いまわすことも経費削減につながります。

例えばネームプレートを彫刻式で作成してしまうと、人の出入りごとに新たに作成しなければなりません。発注時に差し替え式のネームプレートを採用すれば、中の紙を差し替えるだけで同じネームプレートを繰り返し使用することができます。
このように、備品の発注時から経費削減を意識することも大事です。

通信費の削減アイデア

通信費の削減

社内に設置してあるファイルサーバーも、運用方法を変えれば経費の削減につながります。

容量がいっぱいになってしまえばサーバー機を増設しなければならず、購入に経費がかかってしまいます。また、トラブルが起きればその対応で人件費もかさんでしまうでしょう。

最近では、格安のクラウドサービスが充実していますので、セキュリティ面で問題がなければ社内サーバーをクラウドに移行するのも1つの考えです。社内スペースの確保にもなりますし、トラブル対応にも時間を割かれません。

新聞図書費の削減アイデア

紙の新聞を取り続けている会社も多いと思います。業務で必ずしも必要ではないのであれば、紙の新聞の購読をやめることを検討してみてはいかがでしょうか。

インターネットのニュース配信サービスの中には、特定のジャンルのニュースを配信するものも数多くあります。関連する業界に特化したニュース配信サービスを利用すれば、紙の新聞をめくるよりも効率的に情報収集できるため、より業務に役立つことでしょう。

水道光熱費の削減アイデア

電気やガス、水道料金もオフィスでは必ず発生する経費です。

毎日利用するものであるため、経費削減を考えるならそれぞれの契約プランの見直しは必須です。オフィスでの利用状況を良く分析して、最も適したプランに乗り換えましょう

また、電気代に関しては省エネ対策をすることも大切です。エアコンの室外機にカバーを付けたり散水装置を設置したりして、エアコンを効率良く稼働させ、電気代を少しでも安く済ませましょう。
もちろん、過度に冷房や暖房を使用することは控え、冷房は28℃、暖房は20℃を目安に設定することも忘れないでください。

各種契約費用の削減のコツ

オフィスで利用しているリース品などがある場合、その契約を自動更新にしてしまっていると無駄が発生する可能性があります。

特に問題が起きていないから、見直すのが面倒だから、という理由で安易に自動更新していないでしょうか?更新時期が来たら、本当に必要かどうか、もっと安いプランはないかなどをきちんと検討することで、無駄遣いがなくなるでしょう。

おわりに

オフィスでの経費削減を実現するためのいくつかのアイデアとコツをご紹介しました。

コストダウンの取り組みは、ついつい先延ばしにされがちですが、早く始めればそれだけ早く効果が出るものです。まずは小さな取り組みからでも始めてみてはいかがでしょうか。