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名札も個人情報?名前に関する個人情報管理の基礎知識

名前に関する個人情報管理

近年、個人情報保護の動きが強まり、個人情報を扱う事業者は、お客様や従業員の個人情報管理の徹底が求められています。個人情報の流出は信用失墜につながるため、事業者は個人情報保護のためにさまざまな対策を講じています。

個人情報保護の観点から、名札の記載内容にも変化が起きていることをご存じでしょうか。今回は名前に関する個人情報管理の基礎知識をご紹介します。

昨今の名札事情

従来、名札には従業員の氏名(フルネーム)を記載することが一般的でした。しかし近年、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)などで氏名を検索され、ストーカー被害に遭う可能性もあるため、最近では名字(姓)だけを記載することが増えています。

また、個人情報保護の観点から、従業員番号(社員番号)や氏名(フルネーム)、出退勤の情報などが記録されたIDカードの使用をやめて従来の名札に戻すケースもあるようです。

個人情報とは

個人情報とは

個人情報の保護を考える際には、まず個人情報とは何かを理解する必要があります。

「個人情報保護に関する法律(個人情報保護法)」の第2条第1項では、個人情報を「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)」と定義しています。

つまり、個人を特定できる情報や、それ自体では個人を特定することはできないものの他の情報と組み合わせて個人を特定できる情報は個人情報だといえるわけです。

経済産業省は平成28年12月に「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」を公表しています。

このガイドラインでは、個人情報に該当する事例として、「本人の氏名」「生年月日や連絡先(住所や電話番号、メールアドレス)、会社の職位や所属に関する情報と本人の氏名を組み合わせた情報」「特定の個人を識別できるメールアドレス(メールアドレスから本人の氏名と所属が分かる場合など)」「特定個人を識別できる情報が記述されていなくても、周知の情報を補って認識することにより特定の個人を識別できる情報」などが挙げられています。

名札は個人情報?

名札(ネームプレート)は個人情報

それでは、「名札」は個人情報に該当するのでしょうか。

「名札」自体は1つの道具であるため、名札だけでは個人情報ではありません。しかし、名札に氏名が記載されていれば、個人情報に該当します。

本名ではなくニックネームだけが記載されている場合、通常は個人情報ではありませんが、個人を特定できる場合には個人情報になります。また、名札に記載されている情報を他の情報と組み合わせて容易に個人を特定できる場合も個人情報になるため、注意が必要です。

改正個人情報保護法とは

改正個人情報保護法が平成29年5月30日に全面施行されます。改正法の大きなポイントの1つは、「個人情報取扱事業者」の適用要件の変更です。

これまでは、個人情報を取り扱う件数が5,000件を超えない小規模事業者は個人情報取扱事業者から除外されていましたが、改正法ではこの要件が撤廃され、基本的にはすべての事業者が個人情報取扱事業者になります。

改正法の全面施行に向け、事業者は個人情報保護のための管理体制整備や従業員教育を行う必要があります。

おわりに

事業者はお客様の個人情報だけでなく、従業員の個人情報を適切に管理する義務があります。
名札は名前を周囲に覚えてもらうために欠かせないツールですが、名札に記載する内容によっては従業員への影響も懸念されます。個人情報保護の視点も含めて、記載内容を見直してはいかがでしょうか。