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始末書提出?弁償金請求?社員・バイトが会社の名札を紛失した際の対応

会社の名札(ネームプレート)を紛失した際の対応

会社で身に付ける名札は、会社側から従業員に貸与されることが一般的です。従業員は就業時間に名札を各自で着用するため、名札の管理は従業員自身に任せていることが多いでしょう。

社員やバイトなどの従業員は会社からの貸与品である名札を大切に管理する責任はありますが、時には紛失してしまうこともあります。今回は、社員やバイトが名札を紛失した場合の対応についてご紹介します。

紛失の再発を防ぐための「始末書」を提出させる

再発を防ぐための「始末書」

貸与されていた名札を紛失してしまう原因の多くは、従業員の不注意です。会社が仕方のないミスだと捉え、新しい名札を貸与するのでは、再び名札の紛失が起こる可能性もあります。

名札の紛失は、会社に微小ではあるものの損害を与える行為です。名札を紛失したと報告を受けた場合、けじめを付けさせるために始末書の提出を求める企業は少なくありません。

当事者である従業員が自分の不注意や会社に対して与えた損害を自覚し、同じ過ちを繰り返さないためにも、始末書という形で謝罪の意思表示をさせることが効果的です。始末書には事実の報告、紛失した原因や理由、再発防止策、反省の文言などを入れることが一般的です。

「弁償金」の請求金額は常識の範囲内で

「弁償金」の請求金額

始末書以外の対応としては、名札を紛失した従業員に「弁償金」を請求することが考えられます。弁償金の支払いによって会社の金銭的な損害を埋め合わせることができる他、従業員に名札の管理に気を付けるように意識付ける効果が期待できます。

それでは、会社はどれくらいの金額を弁償金として請求できるのでしょうか。名札の作成にかかった費用全額を従業員に請求することは可能なのでしょうか。

ここで注意すべきポイントは、名札の管理は会社にも責任がある点です。会社が従業員に名札の管理を任せていたため、故意による破損や紛失でない限り、全額を請求することは不適当です。

また、名札の紛失に備えて就業規則で弁償金の請求額を定めることはできません。これは労働基準法の16条で「賠償予定の禁止」が規定されており、就業規則などであらかじめ損害賠償の金額を決めることが禁じられているためです。

ただし、紛失後に従業員に損害を弁償させることは可能です。例えば、作成にある程度費用がかかる名札であれば、始末書と合わせて常識的な範囲の金額を弁償させても良いでしょう。ただし、明らかに意図的と思われる紛失などのケースでは、実費を請求できる場合があります。

事実関係を明らかにして適切な対応を

名札などの貸与品の紛失については、何も対応しないことはよくありませんが、あまりに厳しい対応をすることも考えものです。

まずはどのような経緯で紛失したのか詳しく報告させ、本人に過失があるのかどうかを確認してください。本人に過失がある場合は、過失の程度を見極めましょう。その上で始末書の提出や弁償金の請求を検討することが大切です。

また名札の紛失が起きたときは、紛失した社員以外にも周知および管理の徹底を求めましょう。

おわりに

名札は会社の大切な備品です。悪気があって紛失したのではなくとも、新しい名札を再発行するだけでは紛失が繰り返されることも考えられるため、貸与されたものを紛失した従業員に対して、会社としてしかるべき対応を取ることが必要です。

紛失時の対応を考えることも大切ですが、まずは従業員に対して備品を大切に管理すること、紛失には十分気を付けることを再認識させましょう。名札を自宅に持ち帰ることが紛失の原因にもなるため、会社内に名札置き場を設け、そこで管理することも1つの方法です。紛失時の対応と同時に、紛失させない対応もよく検討してみましょう。