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備品管理システムは発注前に見直そう!社員数別・備品管理方法

社員数別・備品管理方法

会社の備品管理はどのように行っているでしょうか。ノートやボールペン、コピー用紙などの文房具、CDやDVD、USBメモリなどのメディアといったさまざまな備品を適切に管理することは大変です。特に決まったルールもなく、うまく管理できていないという会社も少なくありません。

備品管理システムの導入も1つの方法ですが、まずは備品の管理方法を確認して余計なコストを削減したり、必要なときに手元にないなどのトラブルを防止したりできないかを考えてみましょう。今回は、新たな備品を発注する前に見直しておきたい、備品管理の方法についてご紹介します。

中小企業の場合

中小企業の場合

備品管理のために専用システムを利用できれば理想的ですが、社員数が300人以下の企業の場合、コストの面などで導入が難しい場合もあります。そのような場合は備品管理のルールや備品台帳を作成し、運用すると良いでしょう。

備品管理をする際の主なポイントとして、以下の3つを挙げることができます。

【ポイント1】必要のない備品は処分する

会社には多くの備品があるかと思いますが、本当に必要な備品や使用頻度の高い備品以外は思い切って処分してはどうでしょうか。

備品の数が多ければ多いほど、管理は煩雑になります。備品管理の担当者が複数いる場合や、備品管理をシステムで管理している場合には、備品の数が多くても大きな問題にならないでしょう。しかし担当者が1人しかいない場合は、備品数が多いと担当者の負担になります。

【ポイント2】備品は種類別に分け、きちんと保管場所を決める

備品を必要最低限のものに絞ったら、今度は分かりやすいように種類別や目的別などに分けて保管しましょう。

また、備品の保管場所は、最初にきちんと決めておきましょう。頻繁に保管場所を変えると、管理する側も備品を使う側も備品の場所が分からなくなってしまいます。

備品の管理がしやすいように分類・保管することはもちろん、使う側の目線に立ち、社員が備品を使いやすいように分類・保管することも大切です。

分類や管理の仕方が曖昧でどこに何があるか分かりにくい場合、社員が使いたい備品が見つけられなかったために備品の発注依頼されてしまう可能性もあります。また、備品の数が増えたときに混乱が生じる可能性もあるため、分類を明確にしておき、保管場所には余裕を持たせておくことをおすすめします。

【ポイント3】備品の管理に関するルールを決め、遵守させる

備品の管理をする際には、ルールを決めて守らせることも重要です。

例えば、「使用した備品は必ず元の場所に戻す」「備品管理担当者に断りなく保管場所を変更しない」「備品の使用記録をノートやファイルに記録する」「在庫が一定数以下になった場合に発注依頼をする」といったルールを策定します。

このようなルールを周知して、社員に守らせることができれば、備品管理が楽になります。限られた人員で業務を行う小規模な企業にとっては、ルールの徹底は特に大切です。

大企業の場合

大企業の場合

社員数300人を超える企業の場合、備品の数も必然的に増えるため、人力による管理は難しくなってきます。

備品管理担当の社員は、備品管理の他に複数の仕事を抱えています。担当者の負担を抑えるためにも備品管理システムを導入し、機械的に管理する方法が確実です。備品管理システムの導入により、人為的なミスも防止できます。

ICタグを使って管理するタイプやバーコードを使って管理するタイプなど、さまざまな種類や機能を備えた備品管理システムがあるため、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。

おわりに

備品が適切に管理されていない場合、誤って余分に備品を購入したり、必要なときに備品が見つからなかったりすることもあるため、最初にルールを決めて正しく運用することが大切です。

また、既に備品管理システムを導入しているものの、うまく機能していないという場合は、管理方法を改めて確認することをおすすめします。